Steeds meer werknemers rijden elektrisch. Maar hoe zit het fiscaal met de kosten van die laadpaal en de verbruikte elektriciteit? Mag de werkgever die onbelast vergoeden? Dat hangt af van de vraag of de werknemer rijdt in een auto van de zaak of in zijn eigen auto. Forum Salaris, een online platform van de Belastingdienst, actualiseerde onlangs een handreiking over dit onderwerp.
Stel dat je een elektrische auto van de zaak ter beschikking stelt aan een werknemer, dan mag je de kosten die daarbij horen onbelast vergoeden. Dat geldt ook voor de kosten van het plaatsen van een laadpaal in of bij de woning van de werknemer. Ook de elektriciteitskosten die de werknemer maakt voor de auto van de zaak kun je onbelast vergoeden, mits het om de werkelijke kosten gaat. Dit zijn zogeheten intermediaire kosten: de werknemer schiet de kosten voor en de werkgever vergoedt die kosten zonder dat dit als loon telt. In de praktijk werkt dat zo. Je spreekt af dat de werknemer de feitelijk gebruikte elektriciteit tegen kostprijs bij de onderneming declareert. Die kostprijs bereken je door de vaste én variabele kosten te delen door het aantal kWh, inclusief de kosten van een meter om het werkelijke verbruik vast te stellen. Wil je liever een vaste vergoeding afspreken? Dat mag, maar dan moet je wel aannemelijk kunnen maken dat die vergoeding gelijk is aan de kostprijs die de werknemer betaalt aan zijn energiemaatschappij.
Rijdt de werknemer daarentegen in zijn eigen auto en wil je (een deel van) de laadpaalkosten of de elektriciteit vergoeden? Dan mag je maximaal € 0,23 per zakelijke kilometer (inclusief woon-werkverkeer) onbelast vergoeden. Onder die kilometervergoeding vallen namelijk ook de kosten van de laadpaal en de elektriciteit. Geef je een aanvullende vergoeding boven dit bedrag? Dan is dat loon voor de werknemer of je moet die vergoeding aanwijzen als eindheffingsloon en ten laste brengen van je vrije ruimte.
Peter Meulepas, administratie- en belastingconsulent te Mill.
