Minder papierwerk met een vaste vergoeding. Als werkgever kun je kiezen hoe je de kosten van je werknemers vergoedt:
- Op declaratiebasis: de werknemer dient bonnetjes in van de werkelijke kosten.
- Met een vaste vergoeding: een vast bedrag per maand, zonder elke bon te hoeven laten zien.
Een vaste vergoeding scheelt veel administratie, vooral als de kosten regelmatig terugkomen (zoals telefoon, kleine reiskosten of kantoorartikelen). Maar: je mag zo’n vergoeding niet zomaar onbelast geven. Daarvoor gelden regels.
Wanneer mag het onbelast?
Bepaalde kosten mag je zonder belasting vergoeden. Dat geldt voor:
- Intermediaire kosten: kosten die iemand namens het bedrijf maakt (zoals portokosten).
- Kosten met een gerichte vrijstelling: bijvoorbeeld reiskosten of studiekosten.
Om de vaste vergoeding onbelast te mogen uitbetalen:
- moet je kunnen aantonen dat werknemers die kosten echt maken;
- moet je een specificatie hebben van de soorten kosten en het bedrag;
- moet je een kostenonderzoek doen om het bedrag te onderbouwen.
Dit onderzoek doe je vooraf en je wijst de vergoeding aan als eindheffingsloon. Zo komt het niet ten laste van de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR).
Wat als je niet aan de regels voldoet?
Heb je geen kostenonderzoek gedaan of klopt de onderbouwing niet?
Dan telt de Belastingdienst de vergoeding als loon, of ze gaat ten koste van je vrije ruimte binnen de WKR.
Voor andere vaste vergoedingen (die niet onder vrijstellingen vallen) mag je ze alleen onbelast geven als:
- je vooraf duidelijk maakt om welke kosten het gaat, en
- je ze aanwijst als eindheffingsloon.
Zonder juiste onderbouwing of als het niet “gebruikelijk” is, wordt (een deel van) de vergoeding belast.
Het kostenonderzoek
Zo’n onderzoek hoeft niet ingewikkeld te zijn, maar moet wel eerlijk zijn.
Let daarbij op:
- neem een voldoende lange periode (minstens drie maanden);
- kies een representatieve tijd (geen vakanties of pieken);
- gebruik een steekproef van werknemers met vergelijkbare kosten;
- bewaar bonnetjes, berekeningen en agenda’s goed.
De Belastingdienst kijkt streng mee en controleert of de kosten logisch en reëel zijn.
Bij ziekte of vakantie
Is iemand tijdelijk afwezig?
- Voor kosten die doorgaan (zoals een abonnement), mag je de vaste vergoeding blijven betalen.
- Voor kosten die stilvallen (zoals reiskosten) mag je dat nog maximaal zes weken onbelast doen.
Is iemand langer weg? Dan moet je de vergoeding aanpassen en pas hervatten als de werknemer weer werkt.
Kortom: een vaste kostenvergoeding is handig en scheelt papierwerk, maar alleen als je het goed regelt en kunt onderbouwen. Anders loop je het risico dat de fiscus de vergoeding als loon ziet – en dat kost geld.
Peter Meulepas, administratie- en belastingconsulent te Mill.
