Of je nu een nieuw systeem voor urenregistratie in gebruik neemt, een inkoopportaal bij de groothandel opent of werkt met een klantenportal. Voor ondernemers in Mill stapelen de digitale accounts zich snel op. Bij elke nieuwe tool hoort weer een nieuw wachtwoord. De uitdaging is echter. Hoe zorg je dat dit groeiende aantal logins overzichtelijk blijft en, nog belangrijker, veilig?
Waarom je huidige methode waarschijnlijk niet meer werkt
Veel MKB-bedrijven in de regio vertrouwen nog op oplossingen die stammen uit de tijd dat het bedrijf nog klein was. Het bekende Excel-bestand op de server, een schriftje in de bureaulade of wachtwoorden die snel even via de appgroep worden gedeeld. Het voelt makkelijk en vertrouwd, maar het is een wankele basis. Wat gebeurt er als een sleutelfiguur ziek wordt of vertrekt? Of als je ineens moet achterhalen wie toegang had tot gevoelige informatie? Dan blijkt vaak dat het overzicht volledig zoek is. Zolang het goed gaat merk je niks, maar zodra er iets misloopt, heb je een serieus probleem. Een business password manager maakt korte metten met die onzekerheid. Je slaat alle inloggegevens centraal en versleuteld op, geeft per medewerker toegang tot de benodigde accounts en kunt die rechten ook direct weer intrekken. Dat zorgt voor rust en structuur in de tent.
Hoe werkt dat in een praktijkomgeving?
Stel, je hebt een installatie- of bouwbedrijf in Mill met twaalf man personeel. Een deel werkt op kantoor, de rest zit op de weg of op de klus. Er wordt gewerkt met systemen voor planning, klantcontact en inkoop. Niet iedereen hoeft overal bij, maar je wilt wel dat iedereen soepel kan werken zonder dat jij continu als helpdesk fungeert. Met een goed beheersysteem wijs je toegangsrechten toe op basis van de rol die iemand heeft. De monteur in de bus kan bij de planning, maar niet bij de boekhouding. De administratie kan bij de klantgegevens, maar hoeft niet in het bestelsysteem van de technische groothandel. Alles is geregeld zonder losse briefjes. Verlaat een medewerker het bedrijf? Dan verwijder je het gebruikersprofiel en weet je zeker dat de digitale deur dicht is. Er blijven geen rondslingerende wachtwoorden achter. Dat is een prettige gedachte als je je handen al vol hebt aan de dagelijkse leiding.
Wat levert het je op?
Het bespaart je vooral veel gedoe en frustratie. Geen discussies meer over verloren wachtwoorden of onduidelijkheid over wie waar bij kon. Daarnaast helpt het je om je bedrijfsvoering te professionaliseren. Nieuwe collega’s zijn sneller ingewerkt en de verantwoordelijkheden zijn helder. Bovendien sta je sterk als je moet voldoen aan strengere wetgeving. Mocht je moeten aantonen dat je volgens de AVG-regels werkt, dan kun je laten zien dat je de toegang tot persoonsgegevens strak geregeld hebt. En dat zonder dat je daarvoor een ingewikkeld IT-project hoeft op te starten.
